Teksti ja kuva: Esa Hukkanen

Jatkuvia virheitä, turhaa odottelua, tarpeetonta liikkumista paikasta toiseen ja turhaa varastointia. Kuinka paljon enemmän ja parempaa jälkeä saisikaan aikaan, jos suurempi osa työskentelystä olisi hyödyllistä?

Tammikuun alussa kirjoitin viidestä vaiheesta, joiden avulla kentänhoidon ja varsinkin huoltohallin tehokkuutta ja työskentelyolosuhteita voi parantaa. Tässä artikkelissa kerron kahdeksasta työskentelyyn liittyvästä hukasta, joita kannattaa yrittää tunnistaa omissa kentänhoidon prosesseissa ja työskentelytavoissa.

Kahdeksan eri hukkaa työskentelyssä ovat työssä tehtävät virheet, ylituotanto, odottaminen, hyödyntämättömät taidot, kuljettaminen, varastointi, siirtyminen ja liiallinen käsittely. Katsotaan näitä kaikkia hieman tarkemmin.

Turhalta liikkumiselta ja päällekkäiseltä työltä vältytään esimerkiksi siten, että tiipaikkojen lyöntijälkiä paikkaava työntekijä siirtää samalla tiimerkit pois tiileikkaajan edestä,jolloin tämän ei tarvitse hyppiä leikkurin päältä pois.

Virheet tai viat

Aloitetaan selkeällä. Jos työntekijä tekee virheen, johtaa se usein saman työn tekemiseen uudestaan, mikä puolestaan vie aikaa ja tuhlaa rahaa ja muita resursseja. Jokainen varmaan keksii kentänhoidosta virheitä, mutta mainittakoon tässä esimerkkinä epätasainen leikkuutulos, kuten ”banaanit”, leikkuualueen rajojen ylitykset tai väärään korkoon säädetyt leikkuuyksiköt. Virheitä voivat myös olla väärään suuntaan osoittavat lyöntipaikkamerkit, liian vaikea reiänpaikka tai heinikkoon piiloon jäänyt vesiestepaalu.

Virheiden aiheuttamien ongelmien välttämiseen on useita hyviä tapoja. Pidä ensinnäkin työvälineet kunnossa, jotta hyvä lopputulos on ylipäätään mahdollista saavuttaa. Samasta syystä huolehdi työntekijöiden kouluttamisesta ja perehdyttämisestä, jotta he tietävät, mitä heidän pitää tehdä ja mitä heiltä odotetaan. Huolehdi myös laadunvalvonnasta, eli jos olet kenttämestari, määritä vaadittu laatutaso (kenties yhdessä kenttätoimikunnan, toimitusjohtajan tai muun vastuutahon kanssa) ja pidä huolta, että työntekijät ymmärtävät halutun laadun ja tietävät, miten siihen päästään. Ja ennen kaikkea, varmista että työnjälki on oikealla tasolla: ei liian huonoa, eikä liian hyvääkään (palataan tähän seuraavassa kohdassa).

Leikkaaja kävelee viheriön läpi ja tarkistaa silmämääräisesti, että siinä ei ole leikkuuta häiritseviä tekijöitä, kuten kiviä, käpyjä tai golfareita.

Hyvä vinkki edellä mainittujen asioiden saavuttamiseen ovat työtehtävien standardoiminen, eli selkeän ohjeistuksen laatiminen ja toimenpiteiden tarkoituksenmukainen toteuttaminen siten, että ne toistuvat aina mahdollisimman samalla tavalla. Tähän liittyy läheisesti prosessien suunnittelu, mikä tarkoittaa sitä, että työtehtäviä suunniteltaessa pitää olla selvä ajatus siitä, miten vaikkapa viheriönleikkuun prosessi menee. Se voi olla esimerkiksi niin, että ennen leikkurin viemistä viheriölle leikkaaja kävelee viheriön läpi ja tarkistaa silmämääräisesti, että siinä ei ole leikkuuta häiritseviä tekijöitä, kuten kiviä, käpyjä tai golfareita.

Ylituotanto

Minkälaista ylituotantoa kentänhoidossa on? Tätä voi olla vaikea tunnistaa, kun kentänhoidossa kyse on ennemmin tuotettavasta palvelusta kuin tavaraa suoltavasta kokoonpanolinjastosta. Ylituotanto on sitä, että tehdään liikaa tavaraa, joka sitten täytyy esimerkiksi pakottaa ulos kauppoihin ja kauppojen hyllyiltä asiakkaille alennusmyynneillä.

Kentänhoidossa, kenttäsuunnittelussa ja golfliiketoiminnassa laajemmin tämä voisi tarkoittaa sitä, että rakennetaan viiden täysimittaisen kentän keskus alueelle, jossa on 14 potentiaalista golfaria. Mitä kentänhoidon ylituotantoa sinulle tulee mieleen?

Odotusaika

”Mitä noi kesähessut taas vaan seisoo tossa?” Onko mieleesi koskaan hiipinyt tällaista kysymystä? Työntekijät eivät tee mitään, seisovat vaan. Laiskat idiootit. Voi olla, tai sitten he odottavat, että varsinainen kentänhoitaja saa ajoneuvonsa tankattua, jotta voi kuljettaa heidät kantattavan bunkkerin ääreen. Silkkaa ajanhukkaa, jonka myös saa korjattua paremmalla töiden suunnittelulla ja standardeilla, kuten että ajoneuvot tankata jokaisen päivän päätteeksi. Kuka ne työt sitten suunnittelee paremmin? Kaikki: kesähessut, kentänhoitajat ja kenttämestari. Kukapa tietäisi paremmin työn ongelmista kuin työntekijä itse? Eivät ainakaan johtajat, joten työntekijät ratkaiskoon itse ongelmansa ilman johtajien turhaa puuttumista yksityiskohtiin.

Töihin pitäisi päästä, mutta joku ääliö hakkaa työmaalla pientä palloa taivutetulla kepillä.

Odotuksen suhteen eniten harmia taitavat kuitenkin aiheuttaa pelaajat. ”Kentänhoito olisi ihan kivaa, jos ei olisi golfareita” on muodostunut jonkinlaiseksi kyrsiintyneen kentänhoitajan tunnuslauseeksi. Ja kyllähän se harmittaa; Töihin pitäisi päästä, mutta joku ääliö hakkaa työmaalla pientä palloa taivutetulla kepillä.

Mitä asialle voisi tehdä? Joillain kentillä pelaaminen on kokonaan kielletty aikaisin aamulla ja monella kentällä vähintään tiedotetaan pelaajille, että aamuisin kentänhoitajilla on ehdoton etuoikeus. Jotkut kentät sulkevat lähtöaikoja myöhemmiltäkin ajoilta, kun halutaan varmistaa vaikkapa ilmastukselle sujuva eteneminen. Nämä ovat hyviä tapoja verrattuna siihen, että aloitetaan työt aamuneljältä tai jätetään puolet tekemättä, kun yksinkertaisesti pelaajien keskellä ei ehdi tehdä.

Jos taas työntekijä antaa pelaajan odottaa, viheriönleikkuu sujuu nopeammin ja työntekijän ei tarvitse tuhlata aikaansa. Mutta: pelaaja, eli asiakas, eli työntekijän palkan maksava olio, joutuu odottamaan ja se on hänelle huono kokemus.

Odottamiselta voi välttyä erinäisin järjestelyin. Kun viheriölle on tulossa pelaajia, voi viheriönleikkaaja siirtyä siksi aikaa viereiselle viheriölle – jos sellainen sattuu olemaan tarpeeksi lähellä. Usein tilanne ei kuitenkaan ole näin onnellinen, ja jokainen, joka siihen pystyy, toivottavasti niin jo tekeekin. Toinen hyvä tapa on suunnitella etukäteen reitti siten, että aloitetaan viheriöiltä, joilla pelaajia todennäköisesti kohdataan. Kannattaa siis leikata ensimmäisten joukossa viheriöt 1-3 (ja kentän peluuttamistavoista riippuen 10-12) ja sen jälkeen optimoida liikkuminen kentällä viheriön numerosta välittämättä.

Osaamisen hyödyntämättä jättäminen

Tiesitkö, että jokaisella huoltohallin taukotiloissa kahvia ryystävällä työntekijällä on jokin erityistaito? Osaatko nimetä jokaisen työntekijän taidot? Jos et osaa, tai vaikka osaisitkin, sinulla on todennäköisesti käsissäsi aimo läjä hyödyntämätöntä osaamista.

Lukion tai ammattikoulun penkiltä palkatun kesätyöntekijän toisessa kädessä on työhanska ja lapio, toisessa kännykkä. Olisiko tehokkaampaa, jos hän käyttäisi lapiota kahdella kädellä, vai voisiko toisessa kädessä olevaa kännykkää (ja sen käytön osaamista ja mahdollisuuksia) hyödyntää siten, että kyseiselle kesätyöntekijälle annetaan oikeudet yrityksen sosiaalisen median kanaviin ja vapaus päivittää kiinnostavaa sisältöä? No, vaikka junnu laitettaisiin somettamaan, kannattaa lapion käyttöön silti ottaa molemmat kädet mukaan, joten budjetoi kesätyöntekijöille vähintään hanska per käsi.

Entä se entinen maanviljelijä, joka vaihtaa työpäivän jälkeen työkenkiensä tilalle vielä likaisemmat saappaat ja lähtee hevoskärryillä kotiin? Voisiko häneltä löytyä jokin golfkentänhoidossa hyödynnettävä erityistaito? Kyllä. Ehkä hän on äidinmaidossa ja omalla kokemuksellaan saanut ymmärryksen maaperän laadusta ja tunnistaa, milloin pitää puuttua asioihin, tai ehkä hänellä on kaikkein parhaat kikat pitkän raffiheinän niittämiseen. Tai ehkä hän on ilmiömäinen sosiaalisen median käyttäjä. Kuka tietää.

Jokaisella – kyllä, ihan jokaisella – yrityksen työntekijällä on jokin erityistaito, jota ei tällä hetkellä hyödynnetä niin hyvin kuin voisi. Selvitä, mitä nämä taidot ovat ja anna työntekijöille oikeus käyttää niitä. Tehtäväkierto, ryhmissä työskentely, koulutuskiinnostusten selvittäminen ja vanha kunnon jutustelu ovat hyviä keinoja löytää kaikki osaaminen.

Turha siirtely

Tämä on aika selkeä: tavaroiden siirtely edestakaisin on melko turhaa puuhaa. Tämä ei päde ainoastaan koneiden siirtelyyn, vaan myös vaikkapa kahvinpurujen siirtämiseen kaapista keittimeen: mitä pidempi matka, sitä enemmän kahvinkeittoon kuluu kallisarvoista taukoaikaa.

Vaikka pakkaukset ovatkin vähän samanlaisia, kahvipaketteja ei kannata säilyttää lannoitevarastossa.

Suunnittele siis kaikki alueet siten, että tavarat ovat lähellä sitä paikkaa, missä niitä tarvitaan. Vaikka pakkaukset ovatkin vähän samanlaisia, kahvipaketteja ei kannata säilyttää lannoitevarastossa – paitsi jos kahvi keitetään siellä (mitä ei todellakaan voi suositella). Leikkurinterien teroittamiseen tarvittaville välineille kannattaa suunnitella säilytyspaikka lähelle paikkaa, jossa terät teroitetaan ja niin edelleen.

Turha liikkuminen

Liikkuminen ja siirtely liittyvät toisiinsa läheisesti. Liikkumisessa on kyse ihmisten liikkumisesta, kun siirtelyssä on kyse tavaroiden siirtelystä – missä usein tarvitaan myös ihmisen liikkumista.

Mitä enemmän liikkumista, sitä enemmän turhaa liikkumista. Selkeimmin turhaa liikkumista golfkentänhoitajalla tulee siirtymissä. Kuinka kauan kuluu siihen, että kentänhoitaja ajaa kentän kaukaisimmasta nurkasta hallille kahvitauolle? Kymmenen minuuttia? Ja toinen samanmoinen, kun pitää päästä takaisin. Liikkuessa kuluu myös polttoainetta ja pahimmillaan liikkuminen häiritsee asiakkaiden pelaamista.

Taukoja ei kannata sen takia jättää pitämättä, koska tauoista on hyötyä ihmisen (eli työntekijän) hyvinvoinnille ja sitä kautta se vaikuttaa suoraan työnjälkeen. Sen sijaan työvaiheiden ja taukojen aikatauluttamiseen kannattaa kiinnittää huomiota siten, että tauon pitäminen sijoittuu aikataulullisesti järkevään kohtaan sekä siten, että työntekijällä ei kulu turhaan työ- tai taukoaikaa siirtymiin.

Jos on niin onnellisessa asemassa, että pystyy osallistumaan huoltohallin pihan ja rakennusten suunnitteluun, kannattaa koneiden palautus työpäivän jälkeen suunnitella niin, että tulee mahdollisimman vähän edestakaista liikettä. Kävele hallin pihalle katsomaan, miltä koneiden palautus näyttää.

Meneekö jotenkin näin: Työntekijä ajaa hallille huoltotieltä ja vie koneen suoraan tankattavaksi hallin toiseen päähän. Sitten hän ajaa koneen pihan toiselle puolelle pesupisteelle ja sitten taas pihan yli sisälle halliin. Ja kun tätä tekee samaan aikaan vaikka viisikin konetta, on sotku melkoinen ja kolinaltakaan ei aina vältytä.

Voisiko koneiden palautuksen suunnitella siten, että kone ajaa yhtä ”linjastoa” pitkin, jonka varrella kaikki palautukseen tarvittavat toimenpiteet voidaan tehdä siistissä järjestyksessä? Jos oikein villiksi ryhdytään, voisiko palautuksessa olla osa työntekijöistä hoitamassa tehtäviä (vaikkapa kukin työntekijä vuoroviikoin) siten, että konetta ajavan työntekijän ei tarvitsisi jokaisessa kohdassa hypätä alas koneen päältä? Sekin on nimittäin turhaa liikkumista.

Varasto

Liiallinen varastointi aiheuttaa turhia kuluja ja vie turhaan tilaa. Kuinka usein leikkurista puhkeaa rengas kauden aikana ja kuinka monta vararengasta hallilla on? Ovatko ne järkevässä suhteessa keskenään? Kuinka paljon työhanskoja kuluu, tai kuinka usein roskakori, tiimerkki, lipputanko tai pallopesuri hajoaa ja pitää uusia? Käy läpi varastosi ja laske kuinka pitkän ajan tarpeisiin sieltä löytyy mitäkin tavaraa. On aivan turhaa varautua ennakolta useamman vuoden tarpeisiin.

”Tämä on viimeinen paketti, osta lisää!”

Varaston ylläpidossa kannattaa käyttää apuna varaston täyttötarpeesta kertovia merkkejä. Taukohuoneessa kahvipaketit voi laittaa siististi jonoon hyllylle ja laittaa viimeiseen pakettiin värikkään tarralapun, jossa lukee ”Tämä on viimeinen paketti, osta lisää!”. Tai jos teillä kuluu useampi paketti päivässä, kannattaa muistutuslappu laittaa sellaiseen kohtaan, jossa on vielä riittävästi aikaa reagoida eikä kahvi pääse loppumaan. Samaa voi käyttää jokaisen kuluvan tavaran kohdalla. (Autoissa bensatankkien tyhjenemisestä kertova punainen valo tekee muuten täsmälleen tätä.)

Liiallinen käsittely

Tätähän ei kentänhoidossa tapahdu ollenkaan, vaan ruoho leikataan sitten, kun se on kasvanut liian pitkäksi. Vai voisiko sittenkin löytyä jotain parannettavaa? Onko teidän kentällänne työntekijä, joka käyttää kaksi kertaa muita enemmän aikaa, koska hän on tarkempi ja yksityiskohtaisempi kuin muut? Työnjälki on ehkä hänellä parempaa ja siistimpää, mutta onko se tarpeen teidän laatustandardeihinne nähden? Jos on, miksi kaikkia työntekijöitä ei kouluteta tekemään yhtä hyvää jälkeä?

Tällainen työskentely voi johtaa moniin ongelmiin. Muut työntekijät voivat kokea olevansa huonompia, kun heidän työnjälkensä on heikompaa – tai parempia, koska he ovat nopeampia. Miettikää yhdessä koko kentänhoitotiiminne kanssa, mikä on sopivin tapa saavuttaa sopiva laatutaso haluttuun lopputulokseen nähden.

Tässä on kyse samasta kuin ylempänä virheiden kohdalla kuvattujen laatutasojen pohtiminen. Tavoitteet pitää tietää, jotta prosessi voidaan suunnitella hyvin, jotta työntekijät tietävät, minkälaista työpanosta heiltä odotetaan. Työn standardit ja oikea ohjeistus auttavat tässäkin.

Mihin tämäkin kaikki liittyy?

Lyhyesti: päivittäisen toiminnan tehostamiseen ja hyvinvoinnin, viihtyisyyden ja turvallisuuden lisäämiseen. Kyseessä on organisaatioiden kehittämisessä käytettävän lean-ajattelun osa, jossa puhutaan kahdeksasta työskentelyn ”hukasta”. Englanniksi kahdeksan kohdan ensimmäiset kirjaimet muodostavat sanan downtime, joka tarkoittaa tuotannon seisahdusaikaa tai muuta turhaa odotusaikaa.

(DOWNTIME: Defects, Over production, Waiting, Non-utilized skills, Transportation, Inventory, Motion, Excess processing).

Seuraavaksi onkin hyvä lähteä pohtimaan jokaisen hukan kohdalla, miten se näyttäytyy omalla työpaikallasi ja miten niitä voi vähentää.