Teksti ja kuva: Esa Hukkanen

Työkalut levällään, koneet likaisia ja aina eri järjestyksessä, jokainen työntekijä tekee työnsä eri tavalla. Kuulostaako tutulta? Ei hätää, sen ei tarvitse olla arkea enää jatkossa.

Ennen toimenpiteiden luettelemista pieni tarkennus. Nämä eivät ole kikkoja. Ne ovat, kuten jo edellisessä lauseessa kirjoitin, toimenpiteitä. Ne vaativat jatkuvaa huomiota ja ne pitää ottaa osaksi arkea, jotta niistä pääsee hyötymään kunnolla.

Voit toki huitaista ne läpi kerran ja silti saada niistä iloa vähäksi aikaa, mutta paras olisi, jos ne pystyy todella yhdistämään arkeen. Se helpottaa joka ikistä työpäivää ja tehostaa joka ikistä työtehtävää ja -vaihetta jatkossa. Kannattaa aloittaa ensimmäisestä ja edetä järjestyksessä. Joitain näistä toimenpiteistä varmasti jo tehdään teidänkin työpaikallanne menestyksekkäästi.

1. Ryhmittele

Tuppaako huoltohallin nurkkiin kertymään kaikenlaista roinaa? Klubilta lähetetään osittain hajonneita ravintolan tuoleja, jotka olisi hyvä joskus korjata, ”jos on aikaa” tai pois vaihdetut, lähes loppuun ajetut leikkurin renkaat jäävät seinustalle odottamaan, ”jos niitä vaikka joskus tarvitsisi”.

Vai onko teillä siististi hallin seinälle laitettuna 20 lapiota, vaikka työntekijöitä on vain 10, joista kaksi on koko ajan kipeänä ja kolme tekee vajaata viikkoa? Ja säästittekö vanhat väylätaulut, kun uusitte kaikki kentällä olevat? Ehkä niille keksii vielä jotain käyttöä.

Voi olla, että joskus vielä on aikaa korjata rottinkituolin purkautunut selkänoja, tai uusi rengas puhkeaa ja väliaikaisesti tarvitaan vanhaa korvaajaksi. Tai ehkä ei, useimmiten ei. Sen sijaan kaikki nurkissa pyörivä tavara hidastaa ja vaikeuttaa työskentelyä, kun tarpeellisten työkalujen etsiminen ja ihmisten ja koneiden liikkuminen vaikeutuu. Epäsiistissä ympäristössä on lisäksi vaikea motivoitua ja sikin sokin olevat tavarat ja likainen lattia aiheuttavat turvallisuusriskin.

Joten: järjestele kaikki hallilla oleva tavara sopivaksi katsomallasi tavalla – vaikkapa ”päivittäin tarvittavat”, ”viikoittain tarvittavat”, ”harvemmin tarvittavat” ja ”ei koskaan tarvittavat”. Voit vaikka järjestellä ne aluksi hallin lattialle tai pihalle siististi ja selkeästi. Sitten hankkiudu eroon kaikista kategorian ”ei koskaan tarvittavat” tavaroista. Voit yrittää myydä tai lahjoittaa ne jollekin huono-onnisemmalle tai kierrättää asianmukaisesti.

2. Laita järjestykseen

Ota ”päivittäin tarvittavien” tavaroiden pino käsittelyyn ensin. Suunnittele siinä oleville työkaluille, laitteille ja muille esineille järkevä paikka. Esimerkiksi päivittäin käytettävät reikäkairat kannattaa laittaa sellaiseen paikkaan, jossa niiden eteen ei pääse kasaantumaan roinaa. Ja sitten nimeä tuo paikka vaikkapa paperikyltillä, jossa lukee ”reikäkaira”, ja varmista, että kaira aina käytön jälkeen palautuu paikalleen. Ne kahdeksan varakairaa – jos niitä ei edellisessä kohdassa heitetty pois – kannattaa laittaa jonnekin muualle kuin oikeasti päivittäin käytettävät. Myös päivittäin käytettävät koneet, kuten viheriöleikkurit, kannattaa sijoittaa konehallissa siten, että niihin pääsee helposti käsiksi.

Olet varmaan joskus nähnyt työpajassa seinän, johon on piirretty työkalujen kuvat. Se on hyvä tapa helpottaa tavaroiden palautumista paikoilleen – silloin kenenkään satunnaisen hiihtäjän ei tarvitse arvailla, mihin vasara kuuluu. Samaa ajatusta voi soveltaa muuallakin. Ei, en tarkoita, että konehallin lattiaan pitäisi piirtää liidulla bunkkerikoneen ääriviivat niin kuin rikospaikalla. Tai no, miksipä ei.

Anna jokaiselle usein tai vaikka harvemminkin käytettävälle välineelle oma paikka niin selkeästi, että kenellekään ei tarvitse erikseen kertoa, mihin mikäkin kuuluu. Jos haluat, että ihmiset palauttavat työkalusi tai muut tavarasi paikoilleen, tee se heille helpoksi. Ihmiset nimittäin tuppaavat usein valitsemaan helpoimman tien.

Lapio on helppo löytää, kun se roikkuu omalla paikallaan.

3. Kiillota

No, ei ehkä tarvitse kiillottaa ihan kaikkea, mutta puhdista ja pidä tavarat ja paikat siisteinä. Jos missä tahansa tuotannossa (vaikkapa viheriöleikkuussa) on laatuongelma (se vaikkapa tehdään liian hitaasti), ratkaisu löytyy usein, kun paikat ja välineet putsataan ja siivotaan. Likaisen lattian siivoaminen pienentää tapaturmariskiä ja puhdas pöytä nopeuttaa työskentelyä. Siistissä ympäristössä on lisäksi mukavampi työskennellä.

4. Luo standardeja

Osa työntekijöistä pesee koneen ennen käyttöä ja osa käytön jälkeen. Joku tankkaa koneen aina, joku vasta kun tankki on puolillaan. Kukaan ei muista putsata moottorin ilmanvaihdon suodatinta. Jos jonkin tehtävän toteuttamisessa on usein vaikeuksia tai eri työntekijät tekevät sen eri tavalla, tee tehtävään tarkistuslista tai selkeä ohjekortti.

Lentokoneiden ohjaamoissa käydään ennen lentoonlähtöä läpi tarkistuslista pienimmistäkin asioista, ja kirurgit varmistavat kaiken tarkistuslistasta ennen leikkausta – lähtien siitä, että leikkauspöydällä varmasti makaa oikea potilas ja hänelle ollaan tekemässä varmasti oikeaa toimenpidettä – joten miksi kentänhoitaja ei hyötyisi samanlaisesta standardoidusta varmistuksesta ennen työn aloittamista tai missä tahansa muussa työvaiheessa?

5. Ylläpidä

Tämä on tärkein vaihe – ainakin sen jälkeen, kun kaikki muut vaiheet ovat jo menestyksekkäästi käytössä. Itse asiassa ilman tätä vaihetta edellisistä vaiheista ei ole juuri mitään hyötyä. Tämä on myös kaikkein vaikein vaihe. Ylläpidossa on nimittäin kyse siitä, että tehty työ ei valu hukkaan, ja siihen tarvitaan sekä johdon tuki että työntekijöiden vastuuttaminen.

Kyllä. Johdon täytyy antaa vastuuta työntekijöille. Kaikenlainen mikromanageeraaminen vähentää tehokasta työskentelyä ja mitä enemmän työntekijä pystyy itse ohjaamaan työskentelyään itsenäisesti (esimerkiksi järkevän ja siistin työskentelyalueen ja tarkistuslistojen avulla), sitä tehokkaammin hän pystyy tekemään työnsä. Se on lopulta aika helppoa, kunhan johto malttaa päästää irti arjen toimintojen vahtimisesta. Ja kouluttaa oikeat asiat oikeille ihmisille oikealla tavalla.

Toisinaan kuulee, että omassa työssä parasta omien lomien jälkeen on pomojen lomat. Mitä jos työntekijät pystyisivät joka päivä työskentelemään yhtä vapautuneesti ja motivoituneesti kuin pomojen loma-aikoina? Kannattaa harkita.

Mistä tässä on kyse?

Tämä niin sanottu viiden ässän malli on saanut nimensä vaiheiden englanninkielisistä nimistä Sort, Set in Order, Shine, Standardize ja Sustain (tai oikeastaan japaninkielisistä nimistä Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu ja Shitsuke, mutta kuka niitä ymmärtää). Samalla idealla mallia voi halutessaan kutsua suomeksi vaikka RLKLY-malliksi, jos saa lausuttua sen selkeästi ja jos kokee siitä olevan jotain iloa – tai ehkä ei.

5S-malli on yleinen lean-ajattelussa, jossa pyritään tehostamaan prosesseja ensisijaisesti vähentämällä tuotantoon liittyvää ”jätettä”. Jätettä ovat esimerkiksi ylimääräinen odottaminen tai liikkuminen, tavaran ylituotanto ja siitä johtuva liikavarastointi ja ylipäätään kaikenlaiset lisätyötä aiheuttavat virheet. Viiden ässän mallia voi soveltaa myös vaikka tietokoneen kansioiden järjestelyssä tai melkeinpä missä tahansa.

Ylipäätään kannattaa pohtia, mitkä toimenpiteet tuottavat asiakkaalle arvoa, koska sitähän kaikessa liiketoiminnassa pyritään tekemään: tuottamaan asiakkaalle jotain hyödyllistä, josta hän on valmis maksamaan. Kentänhoitaja tuottaa asiakkaalle arvoa hoitamalla pelialustat niin hyvään kuntoon, että pelaaja viihtyy ja saa ansaitsemansa kokemuksen, joka on linjassa yrityksen arvojen kanssa.

Kaikki tämän arvoa tuottavan toiminnan (varsinainen hyödyllinen työskentely) ympärillä oleva sälä on turhaa, koska se ei tuota arvoa. Viidellä ässällä arvoa tuottamattomaan työskentelyyn (kuten työkalujen etsimiseen) käytettyä aikaa saadaan siirrettyä hyötykäyttöön.

Työpäivään kuuluu myös arvoa tuottamatonta välttämätöntä työskentelyä, kuten viheriötä leikkaavan työntekijän siirtyminen viheriöltä toiselle. Siitä ei toimintana ole varsinaisesti mitään iloa kenellekään, mutta se on välttämätöntä, jotta työ päästään tekemään sinne, missä se pitää tehdä.

Kannattaa siis myös pohtia, miten siirtymiseen käytettyä aikaa voisi vähentää tai hyödyntää. Voisiko siinä konetta siirrettäessä samalla teroittaa reikäkairan terää? Tuskinpa. Mutta ehkä jokaisella kentällä on löydettävissä tapoja, joilla tuota aikaa voidaan vähentää – ihan jokaisessa työtehtävässä.

Nyt kun olet saanut muistutuksen arjen perusasioista, kannattaa ryhtyä hommiin. Toimenpiteiden ei tarvitse olla isoja eikä niitä tarvitse tunkea joka paikkaan, mutta kun aloittaa tunnistamalla kohdat, joissa työskentelyyn liittyy turhaa säätämistä tai odottelua, voi tämän mallin avulla lähteä ratkomaan, miten kyseistä työskentelyvaihetta saisi järkevöitettyä. Onnea matkaan!